Regardons les choses en face : vous n'avez pas lancé une marque de commerce électronique juste pour vous inquiéter de la comptabilité.
Votre passion consiste à bâtir votre marque, à optimiser les gammes de produits et à diriger votre équipe vers une vision commune de la réussite.
Bien que vous compreniez que les finances de votre entreprise sont importantes, elles sont souvent repoussées au second plan.
Vous pourriez vous dire qu'une fois que les revenus auront atteint un point idéal, vous accorderez à vos chiffres l'attention qu'ils méritent.
Mais comme la plupart des choses dans la vie, les choses sur lesquelles nous trouvons facile de procrastiner profitent des routines.
Tout comme il est facile de ne pas s'entraider en raison de la concentration sur le travail, le fait d'avoir une routine garantit que quelque chose d'important se fait automatiquement.
Alors, comment pouvez-vous établir une telle routine pour les finances de votre entreprise ?
La clé ? Mettre en œuvre une routine si infaillible qu'elle fonctionne pratiquement en pilote automatique.
Dans cette vidéo, je vais vous donner la routine la plus simple possible pour vous assurer que vous travaillez pour une entreprise financièrement disciplinée.
Si vous préférez lire, commençons par la routine quotidienne.
Routine quotidienne
Il y a deux activités clés que vous voulez inclure dans votre routine quotidienne : examiner les ventes et surveiller votre solde de trésorerie.
1. Examiner les ventes
J'espère que beaucoup d'entre vous le font déjà, mais sinon, il est crucial de commencer.
Tout dans votre entreprise — votre profit, votre flux de trésorerie, votre inventaire— proviennent des ventes.
Donc, vous devriez vérifier quotidiennement votre tableau de bord Shopify, Amazon, regarder les commandes en gros pour avoir une idée de l'orientation de vos ventes.
Le vérifier quotidiennement a l'avantage de pouvoir réagir très rapidement aux problèmes lorsque vous remarquez que quelque chose ne va pas, mais il a aussi cet avantage sous-estimé d'avoir le doigt sur le pouls de vos activités de vente.
Au fil du temps, vous développez une idée de la façon dont les choses se passent, des endroits où il pourrait y avoir des problèmes et de ce à quoi vous attendre.
2. Solde de trésorerie
La deuxième tâche consiste à garder un pouls quotidien sur votre solde de trésorerie.
En vérifiant votre solde de trésorerie quotidiennement et en comprenant pourquoi il fluctue, vous aurez une idée intuitive des flux de trésorerie de votre entreprise.
Cela vous rendra également beaucoup plus sensible aux importantes fluctuations de trésorerie.
Si vous ne vérifiez votre argent qu'une fois par mois, vous envisagez une combinaison de nombreux dépôts et retraits.
Cela peut sembler une ligne plate, mais cela ne vous donnera pas les mêmes informations que de voir les tenants et aboutissants quotidiens.
Bien que vous puissiez obtenir des renseignements similaires avec un chèque mensuel, le faire quotidiennement donne une meilleure idée intuitive de la santé financière de votre entreprise.
Routine hebdomadaire
Ensuite, il y a trois choses que vous voulez faire chaque semaine.
1. Examiner les comptes débiteurs
Si vous vendre sur Shopify, les comptes débiteurs pourraient être moins pertinents. Mais si vous avez des clients de gros, c'est important.
Vérifiez cette page chaque semaine pour savoir à quel point certaines factures sont en retard et prenez l'habitude de faire un suivi auprès des clients qui tardent à payer.
Il est très courant que les entreprises vérifient leurs comptes débiteurs une fois par mois ou deux mois, et une facture peut être en retard de 60 jours, et elles n'ont pas fait de suivi une seule fois.
Vérifier chaque semaine signifie que vous effectuez un suivi plus régulier, ce qui signifie que les gens vous paieront plus fréquemment, ce qui signifie plus d'argent à la porte et un meilleur comportement de la part des clients.
2. Examiner les comptes créditeurs
D'un autre côté, vous voulez également vérifier vos comptes créditeurs chaque semaine.
L'un des principaux avantages de cette approche est qu'elle vous donne une très bonne idée du type de sorties de fonds à prévoir dans les 30 à 60 prochains jours en fonction des factures que vous devez payer.
L'autre avantage est qu'il est plus facile de payer en une seule fois toutes les factures que vous voulez payer au cours d'une semaine donnée.
C'est plus efficace que d'effectuer des paiements uniques chaque fois qu'un fournisseur vous envoie un courriel pour vous dire que vous n'avez pas payé.
3. Catégoriser les transactions
La troisième chose que vous voulez faire sur une base hebdomadaire est de catégoriser tous vos transactions de commerce électronique à partir de votre flux bancaire dans votre logiciel de comptabilité.
Cela signifie toutes les transactions effectuées à partir de vos comptes bancaires, en particulier ceux de votre carte de crédit.
La raison pour laquelle j'aime la semaine, c'est que c'est un bon équilibre entre l'efficacité et le fait d'avoir une idée de ce qui se passe.
Bien que la vérification quotidienne de votre solde bancaire soit une tâche rapide, la catégorisation des transactions peut prendre un certain temps. Faire cette tâche chaque semaine est plus efficace.
C'est aussi un bon moyen de faire un mini-examen de la façon dont votre semaine s'est déroulée du point de vue des dépenses.
Je préfère aussi le faire chaque semaine plutôt que mensuellement parce que si vous le faites une fois par mois, il peut souvent être difficile de se rappeler quelle était cette transaction d'il y a 30 jours, donc chaque semaine trouve un bon équilibre.
Routine mensuelle
Enfin, nous avons les choses que vous devriez faire chaque mois.
1. Examiner les états financiers et les KPI
La première consiste à examiner votre états financiers et vos KPI.
Certaines opérations sont généralement enregistrées mensuellement, et votre équipe comptable s'occupera de divers processus de clôture de fin de mois.
Ainsi, vous recevrez habituellement vos états financiers finalisés — compte de résultat, bilan et état des flux de trésorerie — une fois par mois.
Prenez le temps d'examiner ces documents en détail pour comprendre le rendement de votre entreprise.
Bien que la plupart des propriétaires de marques se concentrent sur le compte de résultat, le bilan est tout aussi important. De minuscules problèmes peuvent se cacher dans le bilan qui n'apparaîtront pas sur votre compte de résultat.
Utilisez cette occasion pour passer également en revue d'autres KPI.
Il pourrait s'agir de KPI financiers comme :
- jours d'inventaire en main ou
- revenus des nouveaux clients par rapport aux revenus des clients récurrents
Si vous avez besoin d'idées, consultez notre vidéo sur les KPI du commerce électronique pour plus d'informations.
2. Prédiction
La prochaine étape que vous devriez franchir chaque mois peut sembler avancée, mais elle est absolument essentielle pour votre maîtrise financière.
La plupart des marques négligent un processus de prévision approprié, mais c'est là que vous pouvez surprendre la concurrence.
Si vous en avez un, comparez vos prévisions par rapport aux chiffres réels chaque mois. Ce n'est pas seulement une routine, c'est votre arme secrète pour la clarté financière.
Utilisez ces renseignements pour mettre à jour vos prévisions pour les mois à venir.
Les marques qui ignorent leurs prévisions sont comme des conducteurs qui roulent à toute vitesse sur une autoroute avec une jauge de carburant cassée. Ne soyez pas parmi eux.
Lorsque vous harmonisez vos prévisions avec les résultats réels, vous obtenez des informations inestimables. Vous comprendrez pourquoi vous avez dévié et exactement ce qui doit être revu, qu'il s'agisse de votre stratégie ou de vos attentes.
Maintenant, les prévisions peuvent sembler complexes, mais ce n'est pas une raison pour y échapper. Demander l'expertise de cabinets d'experts-comptables spécialisés comme la nôtre ; nous avons aidé de nombreuses marques à atteindre cet objectif.
En consacrant juste un peu de temps à cette pratique comptable cruciale, vous garderez le pouls de la santé financière de votre entreprise.
Et cela, mon ami, vous place des kilomètres d'avance sur les concurrents qui tâttent dans le noir.
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