QuickBooks en ligne | Tutoriel et guide de configuration

Introduction

Dans le monde des affaires en évolution rapide d'aujourd'hui, il est primordial d'assurer une gestion financière efficiente et efficace, en particulier pour les petites entreprises. C'est là que QuickBooks Online entre en jeu. Logiciel de comptabilité développé par Intuit, QuickBooks Online est un outil puissant qui a révolutionné la façon dont les petites entreprises gèrent leurs finances. Il offre une gamme de fonctionnalités, de la facturation et de la gestion des factures à la génération de paie et de rapports financiers, toutes conçues pour simplifier le processus de gestion d'une entreprise.

L'un des principaux avantages de QuickBooks Online est son accessibilité. En tant que service infonuagique, il permet aux propriétaires d'entreprise et à leurs employés d'accéder aux données financières de leur entreprise de n'importe où et n'importe quand. Cette flexibilité et cette commodité font de QuickBooks Online un atout essentiel pour toute petite entreprise qui vise la croissance et le succès.

Si vous souhaitez regarder une version vidéo des informations ci-dessous, vous pouvez regarder notre vidéo :

‍

Configuration de QuickBooks en ligne

Pour commencer à utiliser QuickBooks Online, la première étape consiste à créer un compte.

Visitez le site Web de QuickBooks, sélectionnez votre région, choisissez le plan d'abonnement qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise et suivez les instructions à l'écran pour configurer votre compte. N'oubliez pas que les informations que vous fournissez pendant le processus de configuration deviendront l'épine dorsale de vos données financières, de sorte que l'exactitude est essentielle. Vous pouvez même utiliser ce lien pour obtenir un rabais supplémentaire au-dessus de ce qu'ils montrent en ligne.

Une fois votre compte configuré, l'étape suivante consiste à configurer les paramètres et le profil de votre entreprise. Dans la section « Compte et paramètres », vous pouvez entrer les coordonnées, le logo, les préférences de personnalisation des factures et les options de paiement et de facturation de votre entreprise. C'est également là que vous pouvez configurer et gérer les utilisateurs, en ajustant leur niveau d'accès à vos données financières en fonction de leurs rôles dans votre organisation. Prendre le temps de configurer soigneusement ces paramètres vous aidera à vous assurer que votre compte QuickBooks Online correspond à vos opérations commerciales.

Plan comptable

L'un des éléments les plus critiques de QuickBooks Online est le plan comptable. Essentiellement, c'est là que toutes les opérations financières de votre entreprise sont enregistrées, classées dans différents comptes. Chaque compte représente un type d'actif, de passif, de capitaux propres, de revenus ou de charges. Il est essentiel de comprendre ces types de comptes pour maintenir un plan comptable précis et informatif.

Comptes d'actifs

Il s'agit des ressources appartenant à votre entreprise qui ont une valeur économique future, comme la trésorerie, les comptes débiteurs, les stocks et les immobilisations comme l'équipement ou les immeubles.

Comptes de passif

Il s'agit des dettes ou obligations que votre entreprise doit envers autrui, y compris les comptes créditeurs, les prêts, les hypothèques ou les paiements anticipés des clients.

Comptes de capitaux propres

Ils décrivent l'intérêt résiduel dans les actifs de votre entreprise après déduction des passifs. Il montre l'investissement du propriétaire dans l'entreprise plus les bénéfices non répartis ou les pertes.

Comptes de revenus

Ceux-ci illustrent les activités génératrices de revenus de votre entreprise, comme les revenus des ventes, les revenus d'intérêts ou d'autres sources de revenus.

Comptes de dépenses

Ces coûts indiquent les coûts engagés pour générer des revenus, comme le loyer, les salaires, les services publics et les dépenses de publicité.

Pour créer un nouveau compte, accédez à la section « Plan comptable » et cliquez sur le bouton « Nouveau ». Ici, vous spécifierez le type de compte, le type de détail, le nom, la description et d'autres détails pertinents. Chaque type de détail correspond à une transaction commerciale commune pour vous aider avec précision catégoriser vos comptes.

Un plan comptable bien organisé est essentiel pour suivre la santé financière de votre entreprise, ce qui facilite le suivi des revenus, des dépenses, des actifs, des passifs et des capitaux propres. De plus, un plan comptable complet et précis simplifie la préparation des déclarations de revenus puisqu'il donne un aperçu clair des dépenses déductibles et du revenu imposable.

Une bonne règle de base consiste à commencer par les comptes les plus courants pertinents aux opérations de votre entreprise et à en ajouter d'autres au fur et à mesure que votre entreprise grandit et évolue. Si vous ne savez pas comment commencer à créer votre plan comptable, QuickBooks Online propose un plan comptable prédéfini en fonction de votre secteur d'activité, que vous pouvez importer et modifier au besoin.

Cependant, ne vous inquiétez pas de perfectionner votre plan comptable dès le départ. C'est un outil dynamique que vous pouvez adapter en permanence pour répondre aux besoins changeants de votre entreprise. La révision et la mise à jour régulières de votre plan comptable sont une bonne pratique, car elles permettent de tenir vos registres financiers à jour et de prendre des décisions éclairées fondées sur des données actuelles et exactes.

Enfin, n'oubliez pas que l'établissement de votre plan comptable peut être complexe et nécessite une bonne compréhension des besoins financiers de votre entreprise. Par conséquent, consulter un comptable ou un expert de QuickBooks peut être extrêmement utile pour établir correctement votre plan comptable. Ils peuvent vous aider à comprendre comment classer différentes opérations commerciales et maintenir un plan comptable bien organisé, préparant ainsi votre entreprise à la réussite financière.

Connexion de comptes bancaires et de cartes de crédit

La tenue de vos registres financiers devient un processus transparent lorsque vous connectez vos comptes bancaires et de cartes de crédit à QuickBooks Online. Cette fonction garantit que vous travaillez toujours avec les transactions les plus récentes et les données exactes.

Une fois que vous avez connecté vos comptes, QuickBooks télécharge automatiquement vos transactions récentes, généralement au cours des 90 derniers jours. Il fait ensuite correspondre ces transactions téléchargées avec celles que vous avez déjà saisies dans QuickBooks, évitant ainsi la duplication.

Cependant, que se passe-t-il si vous avez des transactions de plus de 90 jours que vous devez importer ? QuickBooks Online vous permet de télécharger manuellement des transactions plus anciennes à l'aide d'un fichier CSV, QFX, QBO ou OFX de votre banque. Cette souplesse garantit que vos données financières historiques sont toujours complètes.

En termes de sécurité, soyez assuré que QuickBooks Online utilise des mesures de sécurité avancées pour protéger vos données financières. Lorsque vous entrez vos identifiants bancaires, QuickBooks utilise ces informations uniquement pour accéder à vos données de transaction, et non pour accéder directement à votre compte bancaire.

De plus, vous pouvez connecter plusieurs comptes bancaires ou de cartes de crédit. Cette fonction est particulièrement avantageuse pour les entreprises ayant des structures bancaires complexes ou celles qui utilisent plusieurs cartes de crédit pour différents types de dépenses. QuickBooks Online traitera les transactions provenant de toutes ces sources séparément, ce qui apportera de la clarté et minimisera la confusion dans vos registres financiers.

Rapprochements mensuels

Les rapprochements mensuels sont un élément essentiel de la gestion des finances de votre entreprise. En rapprochant vos comptes, vous comparez vos relevés QuickBooks avec vos relevés bancaires ou de carte de crédit pour vous assurer qu'ils correspondent.

Pour rapprocher un compte, allez dans le menu « Comptabilité » et sélectionnez « Réconcilier ». Vous devrez choisir le compte que vous souhaitez rapprocher et entrer le solde de fin et la date de fin sur votre relevé bancaire. QuickBooks Online affiche ensuite une liste de transactions. Pour chaque transaction qui apparaît sur votre relevé, vous la cocherez dans QuickBooks en ligne.

Si tout correspond, vous verrez une différence de zéro, indiquant que vos comptes sont rapprochés. En cas de divergence, QuickBooks Online fournit des outils pour vous aider à trouver et à résoudre le problème. Des écarts peuvent survenir en raison d'opérations omises, de doublons d'opérations ou de divergences dans les montants des transactions enregistrées.

Le rapprochement mensuel de vos comptes procure plusieurs avantages. Il aide à détecter toute transaction frauduleuse ou activité non autorisée dans votre compte bancaire, car vous vérifiez chaque transaction enregistrée dans QuickBooks par rapport à votre relevé bancaire. Le rapprochement régulier aide également à repérer les erreurs ou les omissions et à s'assurer que vos dossiers financiers sont exacts.

De plus, le rapprochement mensuel permet de s'assurer que vos rapports financiers, tels que votre compte de profits et pertes et votre bilan, sont exacts. Ces rapports sont essentiels pour prendre des décisions d'affaires éclairées et pour préparer vos déclarations de revenus.

Enfin, si vous avez l'habitude de rapprocher vos comptes mensuellement, cela rend le processus d'examen financier de fin d'exercice plus fluide et moins long. Il facilite également le travail avec un comptable, car ils disposeront de registres financiers exacts et à jour à partir de laquelle travailler.

En conclusion, même si la connexion de vos comptes bancaires et de cartes de crédit à QuickBooks Online peut considérablement rationaliser votre gestion financière, des rapprochements mensuels réguliers sont essentiels pour maintenir l'exactitude de vos registres financiers.

Facturation

La capacité de générer et d'envoyer des factures professionnelles est au cœur de QuickBooks Online. Il s'agit d'un outil conçu pour aider les entreprises à demeurer positives. flux de trésorerie et de solides relations avec les clients.

La création d'une facture est assez simple. Sous le bouton « + Nouveau », sélectionnez « Facture » et choisissez le client que vous facturer. Remplissez le produit ou le service que vous facturer, ainsi que son prix. Le cas échéant, vous pouvez également ajouter la taxe de vente.

La personnalisation de vos factures ajoute une touche de professionnalisme et d'image de marque à votre communication. Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise, choisir un modèle et même sélectionner un jeu de couleurs dans le menu « Styles de formulaire personnalisés ». Vous pouvez également configurer des factures récurrentes pour les clients à long terme pour : automatiser le processus de facturation.

Les modalités de paiement sont cruciales, et QuickBooks Online vous permet de les spécifier pour chaque client. Vous pouvez configurer des conditions standard comme Net 30 (paiement exigible dans les 30 jours) ou créer des conditions personnalisées. L'établissement de conditions de paiement claires peut prévenir la confusion et les différends, en veillant à ce que vous receviez vos paiements rapidement.

De plus, QuickBooks Online peut envoyer des rappels de paiement automatiques à vos clients. Cette fonction vous permet d'économiser du temps et des efforts liés au suivi des paiements dus.

Gestion des factures

QuickBooks Online simplifie également le processus de gestion des factures. Au lieu de perdre la trace de nombreuses factures, vous pouvez les saisir dans QuickBooks à leur arrivée, avec leur date d'échéance. Cette fonction vous aide à éviter les pénalités de retard de paiement et à maintenir une bonne cote de crédit.

Pour saisir une facture, allez sur le bouton « + Nouveau » et sélectionnez « Facturer ». Choisissez le fournisseur, remplissez la date d'échéance et ajoutez les produits ou services que vous avez reçus. QuickBooks Online garde une trace de toutes les factures saisies et les affiche dans la section « Factures et comptes créditeurs », où vous pouvez les consulter et les payer.

Lorsque vous êtes prêt à payer une facture, QuickBooks l'associe à un paiement, reliant la facture et le paiement ensemble dans vos comptes. Ce processus garantit que le suivi de vos dépenses est exact et complet.

Rapports

La fonction de reporting de QuickBooks Online est un autre outil clé pour les propriétaires et les gestionnaires d'entreprise. Le logiciel fournit une gamme de rapports qui vous permettent de comprendre la situation financière de votre entreprise sous différents angles

Trois rapports sont particulièrement utiles : le bilan, le sommaire du vieillissement des comptes débiteurs et le rapport sur les profits et pertes.

Le bilan donne un aperçu de l'actif, du passif et des capitaux propres de votre entreprise à un moment précis. Il est essentiel pour évaluer la santé financière globale de votre entreprise.

Le sommaire du vieillissement des comptes débiteurs ventile les sommes qui vous sont dues en fonction de la durée pendant laquelle la facture est impayée. Ce rapport peut aider à identifier les clients à paiement lent et à gérer efficacement vos flux de trésorerie.

Le rapport de profits et pertes, également appelé compte de résultat, résume vos revenus, vos coûts et vos dépenses sur une période donnée. Il donne un aperçu de la rentabilité de votre entreprise et vous aide à prendre des décisions financières éclairées.

Fonctionnalités et applications supplémentaires

QuickBooks Online offre également diverses fonctionnalités et applications supplémentaires qui peuvent être intégrées pour améliorer ses fonctionnalités.

Une application remarquable est TShees, qui est excellente pour le suivi du temps. Si votre entreprise facture ses clients à l'heure, cette application peut améliorer la précision et simplifier la facturation.

Une autre intégration utile est celle de PayPal. Si vous utilisez PayPal pour accepter des paiements, l'intégrer à QuickBooks Online garantit que vos données financières sont toujours mises à jour.

Il existe également une application pour gérer la taxe de vente, ce qui peut prendre beaucoup de temps. L'application calcule la taxe de vente due sur chaque vente, en fonction de l'emplacement du client et de la nature des biens ou services que vous vendez.

Conclusion

QuickBooks Online est un outil puissant qui peut simplifier la gestion financière des entreprises de toutes tailles. Sa polyvalence lui permet de gérer divers aspects de la gestion financière

‍