Pourquoi la comptabilité est-elle importante ?

La comptabilité est nulle. Je comprends. Il n'y a aucune honte à l'admettre.

Personne n'est jamais enthousiaste à l'idée de traiter avec son comptable.

Personne ne s'émerveille jamais du succès d'une entreprise et ne pense à ce que tout cela s'est passé grâce à ses comptables.

Personne n'a regardé le film The Accountant et ne s'est dit : « C'est ce que je veux faire de ma vie ». À moins, bien sûr, qu'ils ne songeaient à devenir un hitman.

Mais malgré tout cela, il y a cette vague compréhension que les gens ont de la façon dont les comptables sont réellement très importants. Et je ne parle pas seulement des comptables fiscaux, qui sont les courriels que vous trouvez une fois par année à l'heure des impôts en recherchant le courriel de l'année dernière. Je veux dire le genre de comptable que vous trouvez dans chaque entreprise.

Même les entreprises qui n'ont pas tout à fait embauché leur premier comptable. Ceux qui n'ont pas encore décidé s'ils en sont à ce stade où ils ont vraiment besoin d'un comptable. Savoir quand même que c'est quelque chose dont ils auront besoin un jour ou l'autre. Même s'ils ne savent pas exactement à quoi faire.

Eh bien, si vous vous demandez toujours si vous êtes prêt pour un comptable, ou ce qu'il fait exactement. Je suis là pour vous aider.

Et si vous lisez ceci parce que vous essayez de décider si vous devriez devenir comptable, alors peut-être cette courte vidéo sur une journée dans la vie d'un comptable pourrait aider.

https://www.youtube.com/watch?v=cUMLZiDuo9c

Pourquoi la comptabilité est-elle importante ?

Comptabilité suit presque tout ce qui se passe dans votre entreprise, ce qui vous permet de comprendre comment votre entreprise se porte et où elle va.

La comptabilité est la langue des affaires, et elle est écrite avec les chiffres. Il vous permet d'évaluer votre santé financière actuelle, de tirer des leçons des résultats historiques, de projeter les résultats futurs et, en fin de compte, de prendre des décisions bien mieux éclairées.

Mais comment cette discipline mystérieuse accomplit-elle toutes ces choses ?

Qu'est-ce que la comptabilité ?

La comptabilité est un enregistrement méticuleux et systématique de chaque transaction financière qui a lieu dans une entreprise.

Qu'il s'agisse d'échanger des mains, de rendre des services ou de faire vieillir quelque chose que vous possédez. Presque tout ce qui se passe dans une entreprise a une sorte d'impact comptable connexe.

Un comptable peut pratiquer la comptabilité financière qui suit soigneusement chaque transaction conformément aux normes comptables établies pour cette juridiction. Ou la comptabilité fiscale qui traite les chiffres pour déterminer la meilleure façon de structurer une transaction de manière à engager la plus petite facture fiscale. Ou la comptabilité analysiste qui tente de mieux décrire les coûts réels des biens ou services d'une entreprise.

Donc ça semble être une chose importante. Mais encore une fois, est-ce comme produire vos impôts là où vous ne pouvez pas le faire, mais cela n'ajoute pas vraiment de valeur à votre vie. Est-ce juste quelque chose que vous devez faire, ou est-ce que c'est ? vraiment utile ?

Eh bien, voici quelques exemples de ce qu'un comptable pourrait réellement faire pour ajouter de la valeur à votre entreprise.

Que fait un comptable ?

Le travail d'un comptable peut varier selon un large éventail de responsabilités allant des tâches quotidiennes qui assurent le fonctionnement de l'entreprise, comme la tenue de livres et la gestion de la trésorerie, aux fonctions générant de la valeur comme la planification financière, la modélisation des coûts et l'analyse du RO.

Bien que cela puisse sembler banal pour certains, voici quelques exemples de ce que votre comptable peut faire pour que vous puissiez vraiment créer de la valeur dans votre entreprise.

Modélisation financière

Que vous cherchiez à démarrer une nouvelle entreprise, à élargir votre entreprise actuelle ou simplement à comprendre l'effet d'un petit changement isolé sur votre entreprise, vous pouvez faire beaucoup avec un modèle financier bien construit.

Un modèle financier consiste essentiellement à établir des relations causales dans une feuille de calcul d'une manière qui vous permet d'ajuster divers leviers et d'observer comment ils affectent tout le reste. Peu importe ce que fait votre entreprise, un modèle financier est un outil crucial qui condense toutes les connaissances dispersées que vous avez sur votre entreprise en un outil qui le rend clair pour vous et pour toute autre personne.

Disons que vous achetez et vendez des biens. Un modèle approprié vous permettra de comprendre comment changer la fréquence et le volume de vos achats peut simultanément réduire votre coût unitaire, tout en faisant augmenter les coûts d'entreposage.

Peut-être que vous voulez développer votre activité de marketing en passant du simple référencement à la diffusion de publicités Facebook. Un modèle peut vous indiquer combien vous devez facturer et combien vous devez dépenser pour acquérir de nouveaux clients, comparativement au coût d'embauche d'une personne possédant cette nouvelle expertise. L'application de probabilités fondées sur votre confiance dans ces projections peut aider à déterminer s'il vaut la peine de le faire pour le moment.

Vous pouvez passer toute la journée à voir l'impact de petits ajustements, comme économiser 3 % par unité sur cette gamme de produits, ou augmenter la commission de 2 % sur les ventes de cette gamme de produits (impact sur les salaires et les ventes), ou si la fermeture d'une succursale particulière a un impact positif ou négatif net sur les flux de trésorerie pour l'ensemble de l'entreprise en raison de loyers économisés, de la baisse du volume de transactions, de la réduction des achats en gros, etc.

Un modèle robuste peut vous aider à mettre une grande partie de ce qui fait votre entreprise dans une feuille de calcul soignée et vous aider à prendre des décisions claires.

Budgétisation

La budgétisation est la tâche préférée de personne et qui est toujours utile.

A budget c'est ce qui vous permet de définir les attentes à l'égard des résultats souhaités et de déterminer quelles dépenses pour atteindre ces résultats sont acceptables.

Tout le monde sait que les entreprises ne devraient pas gaspiller de l'argent, mais la budgétisation est la méthode la moins préférée de tous, bien qu'elle soit probablement la plus utile.

J'ai vu à maintes reprises des gens penser que la budgétisation n'est pas nécessaire parce qu'ils peuvent jouer les choses à l'oreille. Au fur et à mesure que de nouvelles dépenses se présenteront, ils prendront une décision sur place.

C'est simple — Si c'est utile, nous dépensons, sinon nous ne le faisons pas.

Si vous êtes une petite entreprise où toutes les décisions de dépenses sont prises par une seule personne, vous pouvez peut-être vous en tirer pendant un certain temps. Mais je dirais que pour la plupart des décideurs ambitieux, il est trop facile de dire oui à des choses qui semblent être une bonne idée à l'époque, et c'est ainsi que les dépenses peuvent devenir incontrôlables.

Les budgets ne vous protègent pas seulement de dépenser de l'argent pour des bêtises inutiles, vous pouvez probablement le faire sans budget. Mais là où ils brillent, ce sont les dépenses consacrées à des choses qui ont du sens et qui peuvent être utiles, mais que vous ne pouvez tout simplement pas vous permettre pour le moment.

Processus

Personne ne démarre une entreprise parce qu'il sait vraiment bien créer et maintenir des processus opérationnels, et il utilisera ces compétences spectaculaires pour atteindre des sommets d'une grandeur incommensurable.

Les processus opérationnels sont comme des corvées. Si vous voulez vivre une vie relativement normale, vous allez devoir faire vos courses, vérifier votre courrier, vous devrez faire votre lessive, etc.

Pour une entreprise, la quantité et la complexité des tâches sont beaucoup plus élevées, mais les enjeux aussi. Vous pourriez vous en tirer en étant trop paresseux pour faire vos courses une fin de semaine et simplement prendre des plats à emporter, ou en oubliant de faire votre lessive et simplement en portant une chemise sale qui ne l'est pas que sale.

Mais oublier de payer les fournisseurs peut mettre à rude épreuve les relations, et le fait de ne pas suivre vos volumes d'inventaire peut entraîner une détérioration ou des pertes de stock qui se traduisent par des clients mécontents.

Et bien que la plupart des gens qui dirigent une entreprise sachent intuitivement qu'ils doivent faire leurs tâches professionnelles, il est trop facile de se laisser emporter par les activités de base de l'entreprise et de laisser les choses glisser entre les mailles du filet.

Lorsque le projet d'un client est en retard ou que vous vous dépêchez de remplacer le stock endommagé que vous devez expédier à un client, vous ne pensez pas à vous assurer que vous consignez le transfert de stock d'un endroit à l'autre dans vos dossiers.

Le problème, cependant, est que lorsque la poussière se sera calée, il se peut que tant de choses se soient passées dans le chaos que ce sera un cauchemar d'essayer de tout reconstituer. Et c'est en supposant que la poussière se dépose un jour. Pour trop de propriétaires d'entreprise, éteindre les incendies est essentiellement un mode de vie.

Le fait d'avoir des processus opérationnels solides peut aider à démanteler le travail afin que ce ne soit pas fastidieux à faire et que vous gardiez une longueur d'avance sur toute erreur potentielle.

Vous n'aurez pas à éteindre autant d'incendies si les incendies ne commencent jamais.

Établissement des coûts

À mon avis, l'établissement des coûts est l'une des informations les plus cruciales et les plus précieuses que la comptabilité puisse générer.

Que vous vendiez des biens ou des services, un calcul inapproprié des coûts peut vous mener à une série de décisions qui peuvent gravement entraver le succès de votre entreprise.

Prenons un exemple illustratif simple d'une personne achetant des montres en Chine qu'il vend ensuite directement au consommateur pour une petite marge, faisant de l'argent sur le volume.

Il achète deux modèles, l'un avec un bracelet métallique pour 28$ l'unité et l'autre avec un bracelet en cuir pour 20$ l'unité. Il achète en cargaisons de 100 unités réparties à parts égales. Il engage également des frais d'expédition de 300$ par expédition et des droits de 1 200$ par envoi.

Il pense donc que l'ensemble de la cargaison lui coûte 3 900$. Et il partage le coût proportionnellement, soit 45,50$ l'unité pour les montres en métal et 32,50$ pour les montres en cuir. Et comme il est bon avec une marge de 30 %, il leur donne respectivement 65$ et 46,50$.

Super, c'est le moment de gagner de l'argent !

Mais, comme vous pouvez l'imaginer, il y a une erreur dans cette approche de l'établissement des coûts.

Ce que notre ami ne savait pas, c'est que les droits étaient en fait entièrement fonction des lanières de cuir, et il a donc incorrectement réparti le coût des droits entre les deux produits.

Un coût plus correct répartirait le fret de manière égale, mais répartirait tous les droits sur les montres à bracelet en cuir, ce qui nous donnerait un coût de 31$ l'unité et de 47 $/unité respectivement.

Mais comme il a établi un prix en fonction du coût inexact, il perd en fait 50 cents sur chaque montre à bracelet en cuir qu'il vend !

Maintenant, il s'agit évidemment d'un exemple un peu extrême, simplement destiné à illustrer le problème. De façon réaliste, une personne ne devrait pas commettre une erreur aussi grave dans la répartition des coûts, et de façon réaliste, elle ne finirait pas par vendre pour une marge négative.

Mais des erreurs encore plus petites peuvent amener une personne à dépenser davantage pour promouvoir une gamme de produits moins rentable par rapport à une autre. Et une fois que tous les coûts supplémentaires de l'entreprise sont pris en compte, ils pourraient par inadvertance noyer leur entreprise en silence et personne ne comprendra pourquoi.

Bien sûr, les choses peuvent devenir beaucoup plus compliquées dans une entreprise de fabrication ou de service, où il y a beaucoup plus de pièces mobiles.

Je comprends tout de même. Une bonne comptabilité est inutile si l'activité principale ne consiste pas à tirer sur tous les cylindres et à offrir de la valeur à vos clients. Mais vous assurer que votre organisation possède les compétences comptables nécessaires vous permettra non seulement de vous concentrer sur ce qui motive votre entreprise, mais cela vous aidera à prendre de meilleures décisions afin d'éviter les pièges à mesure que vous grandissez.

Et cela vous donnera un avantage sur vos concurrents qui ne font que l'emporter.

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