Suivi des dépenses pour le commerce électronique simplifié

Imaginez un instant que vous êtes le capitaine d'un avion de ligne élégant et à la fine pointe de la technologie, votre entreprise de commerce électronique.

En tant que commandant de bord, vous avez le pouvoir et le contrôle.

Et si je vous disais que l'une des commandes les plus critiques de votre poste de pilotage est votre « suivi des dépenses » ?

Ce n'est pas la partie la plus glamour du voyage, je sais. Ce ne sont pas les moteurs rotatifs (vos produits) ou le design élégant (votre site Web). Mais soyez prêt à me montrer son importance.

Le suivi méticuleux de vos dépenses fait office de radar, en scrutant toujours l'horizon à la recherche de turbulences financières ou de possibilités d'itinéraires plus fluidés.

Il vous aide à gérer la rentabilité, à maintenir des flux de trésorerie sains et même à vous évader des maux de tête potentiels lorsque la saison des impôts approche.

Dans les prochaines sections, je vais vous guider à travers le vaste monde de Dépenses de commerce électronique, pourquoi elles sont importantes, comment les suivre efficacement, et quand il est peut-être temps de faire appel aux contrôleurs de la circulation aérienne (comptables professionnels).

Avec les bons outils et connaissances, non seulement vous accélérerez vos processus financiers, mais vous prendrez également des décisions éclairées et stratégiques en un rien de temps.

Que vous soyez un capitaine chevronné ou que vous soyez prêt à décoller dans l'industrie du commerce électronique, ce guide complet sur le suivi des dépenses en commerce électronique est votre copilote, conçu pour vous aider à naviguer vers un rendement financier optimal.

Ce n'est pas Juste À propos des déductions fiscales

Bien sûr, minimiser les impôts est une grande victoire (qui n'aime pas économiser de l'argent, n'est-ce pas ?) , mais garder un certain niveau de vos dépenses est bien plus que de simples déductions fiscales.

Il vous donne un excellent aperçu de la santé financière de votre entreprise et vous aide à prendre de meilleures décisions.

Voici quelques raisons pour lesquelles le suivi des dépenses de commerce électronique est important.

Conformité fiscale et maximisation des déductions

La saison des impôts arrive sans pitié. Cependant, un suivi diligent de vos dépenses garantira la conformité fiscale et peut vous éviter les tracas indésirables.

De plus, vous ne manquerez pas les douces déductions — ce sera comme trouver de l'argent que vous ne saviez même pas que vous aviez.

Investopedia souligne que les coûts essentiels à des fins commerciales peuvent être passés en charges et sont donc déductibles d'impôt.

Donc, en sachant ce que vous avez dépensé, où et pourquoi, vous serez en mesure de déterminer et de tirer parti des avantages des dépenses d'entreprise entièrement ou partiellement déductibles.

États financiers exacts

Le suivi des dépenses joue un rôle crucial dans le façonnement de vos trois les principaux états financiers: le compte de résultat, le bilan et l'état des flux de trésorerie.

Pour illustrer cela plus clairement, considérons un exemple concret :

Imaginez que vous dirigez une entreprise de commerce électronique vendant des bougies faites à la main. Chaque bougie vendue vous coûte 5$ en matériaux (cire, mèche, parfum), 2$ en main-d'œuvre (temps passé à fabriquer chaque bougie), 3$ pour l'emballage et l'expédition et 1$ pour le marketing et la publicité (publicités sur les réseaux sociaux, référencement, etc.). Cela signifie que chaque bougie vous coûte un total de 11$ à produire et à vendre.

Voyons comment cela se reflète par rapport aux trois principales déclarations.

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Compte de résultat :

Votre compte de résultat reflète les profits et les pertes de votre entreprise au cours d'une certaine période.

Si au cours d'un mois vous vendez 100 bougies à 20$ chacune, votre revenu est de 2 000$. Toutefois, en soustrayant le total des dépenses (11$ par bougie), votre compte de résultat indiquera un revenu net de 900$ (revenus de 2 000$ — dépenses de 1 100$).

Bilan :

Le bilan donne un aperçu de l'actif, du passif et des capitaux propres de votre entreprise à un moment précis. Nous allons développer notre exemple d'entreprise de bougies faites à la main pour mieux comprendre cela.

Actifs

Vos actifs comprennent tout ce que votre entreprise possède et qui a de la valeur.

Par exemple, si vous avez acheté pour 500$ de matières premières (cire, mèche, parfum) pour la fabrication de bougies, cet inventaire est un atout. S'il vous reste 900$ de vos revenus après avoir payé tous les coûts, cet argent est un autre actif.

Passifs

Le passif couvre ce que votre entreprise doit. Imaginez que vous ayez acheté votre matériel de fabrication de bougies à crédit et que vous avez convenu de payer 500$ à votre fournisseur au cours du prochain mois. Ce montant est un passif. Toutes les autres factures, loyers ou prêts impayés entreraient également dans cette catégorie.

Équité

Votre capital est ce qui reste après avoir soustrait vos passifs de vos actifs, souvent appelés « actifs nets » de votre entreprise. Dans ce cas, si vous soustrayez votre passif de 500$ (coûts matériels) de vos actifs de 1 400$ (900$ en espèces + 500$ en stock), votre capital est de 900$.

Les conséquences d'un suivi inexact des dépenses

Voyons maintenant ce qui se passe si vous ne faites pas preuve de diligence dans le suivi des dépenses.

Par exemple, supposons que vous ayez oublié de comptabiliser 100$ de matériaux pour la fabrication de bougies. Cette surveillance signifie que vos actifs déclarés seront inférieurs à ce qu'ils sont réellement, ce qui réduit vos capitaux propres déclarés.

Ainsi, votre bilan brosserait un tableau inexact de votre santé financière. Vous risquez de rater des occasions de réinvestir dans votre entreprise ou de prendre des décisions stratégiques fondées sur des données incorrectes.

À l'inverse, si vous sous-estimez vos passifs parce que vous n'avez pas suivi vos dépenses avec précision, votre capital serait supérieur à ce qu'il est réellement.

Vous pourriez croire que vous disposez d'une plus grande souplesse financière que vous n'en avez réellement, ce qui pourrait entraîner des dépenses excessives ou des investissements excessives, ce qui pourrait déstabiliser votre situation financière.

État des flux de trésorerie

L'état des flux de trésorerie fournit une compréhension de la façon dont l'argent entre et sort de votre entreprise. Continuons avec notre exemple du commerce des bougies faites à la main pour mieux comprendre cela.

Considérez que pour le mois, vous avez vendu 100 bougies à 20$ chacune. Cela vous donne un revenu total de 2 000$, ce qui représente vos entrées de trésorerie. Cependant, il est essentiel de comptabiliser toutes vos dépenses en tant que sorties de trésorerie. Si vous avez dépensé 11$ pour produire et vendre chaque bougie, vos dépenses totales ou vos sorties de fonds pour les 100 bougies seraient de 1 100$.

En soustrayant vos sorties de trésorerie (1 100$) de vos entrées de trésorerie (2 000$), votre flux de trésorerie net pour le mois serait de 900$. Ce chiffre vous indique qu'une fois que toutes vos dépenses d'entreprise ont été payées, il vous reste 900$. Ces fonds restants peuvent être utilisés pour réinvestir dans votre entreprise, rembourser des dettes ou être conservés pour une utilisation future.

Les conséquences d'un suivi inexact des dépenses

Inversement, imaginons si vous n'étiez pas diligent dans le suivi de vos dépenses. Supposons que vous ayez négligé certains coûts, comme les dépenses de publicité ou les coûts des matériaux d'emballage.

Sans un suivi précis des dépenses, vous auriez peut-être calculé vos dépenses à 9$ par bougie, ce qui donne lieu à des sorties de trésorerie totales de 900$.

Cela donnerait l'impression que votre flux de trésorerie net est de 1 100$ (2 000$ à 900$), soit une surestimation de 200$.

Ce chiffre inexact peut vous amener à prendre des décisions financières fondées sur la croyance que vous avez plus d'argent disponible que vous n'en avez réellement. Vous pourriez investir dans de nouveaux équipements, embaucher du personnel supplémentaire ou assumer des dépenses supplémentaires, le tout en raison d'une idée fausse de votre situation financière.

Finalement, vous vous retrouverez à court d'argent, ce qui pourrait entraîner des problèmes d'endettement ou de flux de trésorerie.

Meilleure planification future

Lorsque vous connaîtrez vos dépenses d'entreprise, vous saurez quelles stratégies mènent au succès et lesquelles mènent à des impasses.

Il ne s'agit pas de prédire l'avenir, mais d'apprendre du passé pour un avenir meilleur.

Plus vous êtes conscient des coûts encourus, plus vous ferez des choix judicieux à l'avenir.

Comprendre les dépenses courantes du commerce électronique

Avant de pouvoir apaiser les inquiétudes fiscales liées au commerce électronique, nous devons d'abord comprendre le paysage des principales dépenses liées au commerce électronique.

Ces coûts quotidiens constituent le fondement des finances de votre entreprise, guidant la prise de décision stratégique et la gestion financière efficace.

• Approvisionnement des produits. Il comprend tous les coûts liés à l'acquisition et à la fabrication des marchandises que vous avez l'intention de vendre. Pensez-y comme le fondement d'un bâtiment — plus votre stratégie d'approvisionnement est solide et rentable, plus votre entreprise devient stable.

• Entreposage. Cela englobe les dépenses liées à l'entreposage de vos produits jusqu'à ce qu'ils soient vendus. Le concept est semblable au paiement d'un loyer pour un magasin physique.

• Frais de plateforme/hébergement. Votre plateforme de commerce électronique est votre vitrine virtuelle. Les frais d'hébergement impliquent le paiement d'un loyer pour votre espace en ligne. Cela peut inclure les dépenses liées à la maintenance d'un site Web, qu'il s'agisse d'assurer son bon fonctionnement ou d'offrir une expérience client transparente.

• Plugins/applis. Ce sont les fonctionnalités supplémentaires que vous ajoutez pour améliorer les fonctionnalités de votre boutique. Cela peut inclure des plug-ins de marketing, des passerelles de paiement et des outils comptables.

• Expédition. Il s'agit d'acheminer vos produits de l'entrepôt jusqu'aux clients. Des éléments comme les services de messagerie, les matériaux d'emballage et les dépenses logistiques entrent dans les frais d'expédition.

• Retours et remboursements. Chaque entreprise fait l'objet de retours et de remboursements. Le vôtre aussi. Les coûts associés à ce processus comprennent la logistique inverse ou les dommages potentiels au produit.

• Frais bancaires/de traitement. Tout comme vous payez les transactions par carte de crédit dans les magasins physiques, le commerce électronique entraîne des frais bancaires et de traitement pour les paiements en ligne. Cela couvre généralement les coûts des services de passerelle de paiement ou des transactions financières.

• Marketing/publicité. Le marketing est l'épine dorsale de votre boutique en ligne. Les dépenses qui entrent dans cette catégorie comprennent le marketing sur les médias sociaux, la publicité numérique et d'autres stratégies de promotion.

• Services publics. Vous utilisez ces services et outils pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Cela englobe les logiciels de gestion de la relation client (CRM), les services de courriel ou des dépenses plus évidentes comme les factures d'électricité.

• Assurance : Il s'agit du filet de sécurité de votre entreprise qui couvre les pertes potentielles en raison de dommages, de vols ou d'autres circonstances imprévues.

• Salaires. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez probablement embaucher plus de personnes. Les salaires pour les rôles dans le service à la clientèle, la logistique, le marketing, etc. peuvent devenir une partie importante de vos dépenses.

• Impôts. À l'instar des magasins physiques, les entreprises de commerce électronique ont également des obligations fiscales. Cela peut inclure la taxe de vente, l'impôt sur le revenu et les autres taxes applicables.

Pourquoi le suivi des dépenses de commerce électronique peut être un véritable problème

Il est essentiel de comprendre les dépenses liées au commerce électronique, mais les suivre est plus facile à dire qu'à faire.

Vous avez parfois l'impression de jongler avec des torches enflammées, en essayant de tout garder en l'air tout en évitant de vous brûler.

Voici quelques raisons pour lesquelles le suivi des dépenses peut être une tâche ardue :

Gestion d'un grand nombre de reçus

Donc, vous êtes à la hauteur de vos genoux dans la gestion de votre entreprise de commerce électronique, et les reçus commencent à s'accumuler. Vous aurez envie de faire face à une montagne de paperasse qui ne semble pas s'achever.

Pire encore, trouver qu'un reçu précis peut s'apparente à trouver une aiguille dans une botte de foin.

Non seulement cela prend du temps, mais si votre entreprise effectue des transactions à haute fréquence, cela peut aussi être accablant.

Séparer les dépenses professionnelles et les dépenses personnelles

Les choses peuvent devenir compliquées lorsque vos dépenses personnelles compensent les coûts d'affaires. Ce n'est pas que vous mélangez intentionnellement les choses, mais il n'est pas rare que cela se produise.

Par exemple, si vous avez investi dans un abonnement logiciel à l'aide de la carte de crédit personnelle que vous utilisez habituellement pour faire vos courses, cela créera probablement de la confusion.

Complexité du suivi des dépenses déductibles d'impôt

Les impôts sont un casse-tête persistant. En plus de cela, déchiffrer ce qui est déductible d'impôt peut devenir encore plus compliqué.

Vous savez qu'il y a une solution, mais c'est ahurissant.

Chaque service, chaque produit et chaque frais ont ses propres taxes.

Au-delà de cela, la nature en constante évolution des codes fiscaux peut rendre difficile de se tenir au courant des dépenses déductibles.

Pratiques exemplaires pour le suivi des dépenses de commerce électronique

La mise en œuvre de pratiques exemplaires pour le suivi des dépenses de commerce électronique vous aide à obtenir une clarté financière et à optimiser l'ensemble de vos dépenses d'entreprise.

Voici quelques conseils pour un suivi efficace des dépenses.

Séparer les dépenses personnelles et professionnelles

Tout d'abord, vous devez établir une frontière entre votre entreprise et vos dépenses personnelles si vous voulez maîtriser le suivi des dépenses.

Cela simplifiera les rapports financiers et garantira la conformité aux exigences fiscales et légales.

Vous pouvez, par exemple, acquérir une carte de crédit professionnelle, utiliser un compte bancaire d'entreprise (uniquement pour les transactions commerciales) ou créer des comptes de services publics au nom de votre entreprise.

En outre, envisagez de demander un Numéro DUNS. Il vous permet de créer une identité de crédit d'entreprise distincte de votre profil de crédit personnel, ce qui est un plus.

Choisir la bonne méthode comptable

Optez pour un méthode comptable cela correspond à votre entreprise de commerce électronique.

En général, la comptabilité de caisse est un peu simple à mettre en œuvre, contrairement à la comptabilité d'exercice.

Cependant, contrairement à la comptabilité de caisse, la comptabilité d'exercice est plus précise et utile si vous cherchez à mieux comprendre les finances et les opérations de votre entreprise.

Catégoriser les dépenses à l'aide de sous-comptes pour les rapports financiers détaillés

La création de sous-comptes vous permet catégoriser les dépenses et comprenez où va votre argent.

Cela signifie que vous pouvez gérer vos dépenses avec précision.

C'est comme avoir une table des matières qui vous guide jusqu'à la page exacte de votre parcours financier.

Lorsque le moment sera venu de passer en revue, vous serez en mesure d'identifier les ressources précises qui faciliteront une prise de décision plus éclairée.

Garder une trace des reçus

Le suivi des reçus fait partie intégrante de la gestion de vos dépenses. L'exécution d'un système de classement structuré et son organisation vous permettent de suivre chaque transaction.

En plus de faciliter le suivi régulier des dépenses, cette approche proactive s'avère inestimable pour justifier les déductions à des fins fiscales ou lors de la vérification.

N'oubliez pas que plus vos reçus sont organisés, plus vos finances d'entreprise sont équilibrées.

Sachez quelles dépenses sont déductibles d'impôt

Tous les propriétaires d'entreprise qui ont du mal à maintenir leurs dépenses à flot ne voudraient pas manquer des occasions déductibles d'impôt.

Si vous êtes dans le même bateau, faites attention aux règlements fiscaux.

Cela vous aidera à savoir ce qui est admissible — c'est votre façon de vous assurer que votre entreprise conserve l'argent qu'elle mérite.

Outils de suivi des dépenses

Quelques outils qui changent la donne peuvent rendre le suivi des dépenses de commerce électronique moins une corvée et plus un jeu d'enfant.

Voici quelques recommandations utiles.

Utiliser un logiciel de comptabilité basé sur le cloud

Un logiciel de comptabilité en nuage permet à vos employés d'y accéder à partir de n'importe quel appareil numérique, à condition qu'ils aient accès à Internet.

Cela permet à tout le monde d'éviter les tracas liés à l'installation et à la maintenance des logiciels sur des appareils individuels et permet le suivi quel que soit l'emplacement.

Plus besoin de jongler avec les feuilles de calcul sur votre bureau — grâce aux solutions basées sur le cloud, vos données financières sont stockées en toute sécurité chez vous et sont accessibles de n'importe où.

Automatisation des transactions avec un fil bancaire

Un flux bancaire est comme un assistant personnel qui s'occupe de vos tâches banales.

Il crée un lien numérique entre votre logiciel de comptabilité et votre compte bancaire.

Cela permet l'importation automatique de transactions bancaires dans votre logiciel de comptabilité. C'est un moyen de gagner du temps et de réduire le stress.

Plus besoin de saisie manuelle des données — asseyez-vous et laissez cet outil faire son travail.

Utilisation des applications de suivi des dépenses

Les propriétaires d'entreprise qui souhaitent assurer la fluidité des opérations doivent investir dans des applications de suivi des dépenses.

Ils vous permettent de vous attaquer au chaos des reçus et des factures, le tout dans le confort de votre téléphone intelligent.

Fais une photo d'un reçu et atteste — il est numérisé et catégorisé.

Les options les plus populaires comprennent : Hubdoc, Tex., et YNAB. Vous pouvez opter pour celui qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

Quand demander de l'aide professionnelle pour le suivi des dépenses

Comprendre le bon moment pour agir est aussi important que l'action elle-même.

Par conséquent, il est important de savoir quand faire venir des comptables ou des comptables professionnels dans votre entreprise.

N'oubliez pas qu'ils ne sont pas réservés aux grandes entreprises ; ils peuvent également répondre à vos besoins commerciaux.

• Gérer un grand nombre de reçus. Si vous vous noyez dans la mer de papiers froissés, c'est un signe. Les comptes professionnels ont l'expertise nécessaire pour transformer cette pile chaotique en clarté financière organisée.

• Besoin de renseignements financiers plus approfonds. Lorsque votre entreprise atteint un point où vous avez besoin d'un aperçu plus approfondi des prévisions, des tendances et des scénarios financiers, un comptable professionnel peut être votre sauveur. Ils apportent un niveau d'analyse financière qui va au-delà des bases.

• Expansion rapide des entreprises ou pénétration de nouveaux marchés. La croissance s'accompagne de la complexité. C'est là que l'aide professionnelle brille. La mise à l'échelle signifie plus de transactions, plus de subtilités et plus de maux de tête financiers. Un comptable compétent peut vous aider à naviguer dans cette situation et plus encore comme un pro.

Conclusion : Tracer votre chemin vers la réussite financière

Le suivi des dépenses de commerce électronique Digilent n'est pas seulement une tâche ; c'est un geste éclairé qui assure la réussite de l'entreprise.

Sans elle, vous courez le risque de prendre des décisions fondées sur des renseignements inexacts, ce qui peut mener à une instabilité financière ou même menacer la survie de votre entreprise.

Des livres à jour et précis vous permettent de vous concentrer sur d'autres choses essentielles comme l'expansion des opérations, les économies plus importantes et le service à plus de clients.

Au comptage, nos services professionnels de comptabilité fiscale et de tenue de livres électroniques visent à fournir un suivi méticuleux des dépenses et une analyse financière complète.

Nous vous fournissons les outils nécessaires pour assurer l'exactitude financière, ce qui vous permet de naviguer dans votre paysage financier en toute confiance.

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